¿Un bibliotecólogo en el equipo de Facility Management?
Según la Real Academia Española, la bibliotecología es la ciencia que estudia las bibliotecas en todos sus aspectos, siendo una biblioteca un lugar donde se tiene considerable número de libros ordenados para la lectura. Este concepto ha ido evolucionando y actualmente encontramos carreras de “Bibliotecología y Ciencias de la Información” que corresponde al estudio y la práctica de métodos profesionales en el uso y explotación de la información.
En el mundo del Facility Management, sobre todo en empresas de gran envergadura que cuentan con mucha infraestructura (bancos, empresas de telecomunicaciones, cadena de restaurantes, etc.), se cuenta con una enorme cantidad de información y distintos usuarios que la proveen y la usan, tales como: ingenieros, especialistas en mantenimiento o miembros del área de seguridad por citar solo a algunos. Por ejemplo, los ingenieros eléctricos necesitan planos de su especialidad para conocer los circuitos de los que se “pueden colgar” para realizar adecuaciones en la instalaciones y luego procederán a actualizar dichos planos con las modificaciones realizadas; los especialistas de mantenimiento requieren tener los manuales correspondientes del equipamiento que se instaló en una obra nueva para actualizar las políticas y planes de mantenimiento de las instalaciones; mientras que los miembros de las áreas de seguridad necesitan conocer el estado actual de las instalaciones para desarrollar planes de evacuación y contingencia. Si nos ponemos en el lugar de estos usuarios, comprobaremos lo fundamental que resulta tener a la mano la información actualizada.
He visto varios casos donde las empresas no cuentan con procedimientos para recopilar, catalogar, almacenar y actualizar la información y si los tienen, en otros tantos no se cumplen porque no hay alguien responsable y dedicado a este tema que conozca quiénes son sus fuentes de información, cuándo se tiene que actualizar, cómo catalogar esta información para que sea accesible y fácil de consultar y cómo proveer esta información de forma ágil. Esto ha significado mucho dinero invertido en volver a levantar planos “perdidos”, en instalaciones mal planteadas por carecer de una base que permita conocer las especificaciones actuales para planear las mejores alternativas, tiempo en buscar y recopilar nuevamente certificados, manuales, licencias, etc… horas y mas horas invertidas de personas que deberían estar realizando otras labores que agreguen valor a la organización.
Un profesional que sepa cómo manejar la información para que esta siempre esté actualizada y a la mano puede ser lo que su área de Facility Management necesite.